Onlangs kreeg ik een e-mail van de school over iets wat mijn zoon had uitgespookt tijdens de les. Een interventie zoals dat heet.
Over de inhoud van de interventie ga ik niet uitweiden. Ik wil wel even stilstaan bij de manier waarop de interventie was opgesteld. Een negatieve boodschap brengen is nooit evident. Zeker als je niet weet wie de persoon is die jouw communicatie zal lezen.
Wil je een boodschap klaar en duidelijk overbrengen, zonder dat er reactie op ontstaat? Dan zijn er een aantal zaken waarmee je rekening kunt houden en waarmee je de impact van je communicatie verhoogt.
In het geval van de interventie e-mail, wilde de leerkracht ons informeren over het waarom van de sanctie. Door het woordgebruik in de e-mail, miste de e-mail haar doel, en mijn eerste reactie was: “Wat is die leerkracht een drama-queen!”
Het oppoppen van de grommende leeuwin, klaar om een antwoord te sturen en de leerkracht te wijzen op de overdreven reactie, kwam er vooral door het woordgebruik in de e-mail:
Mijn teleurstelling kan niet groter zijn...
Spijtig genoeg blijkt X niet gemotiveerd om deze kans te grijpen.
X vond het belangrijker om het sociale contact met enkele medeleerlingen te onderhouden dan…
Te veel emotie in de boodschap zorgt voor een verlies aan impact en knabbelt aan jouw geloofwaardigheid. En bovendien is de kans groot dat je een weerwoord krijgt van de andere kant.
Haal beladen taal en woorden die een sterke emotie uitdrukken uit je communicatie. Vermijd dus woorden zoals: blijkbaar, zwaar teleurgesteld, steeds weer,...
Het zijn “haakjes”, waar je lezer aan blijft hangen. De ontvanger blijft als het ware “haken” aan jouw emotie en reageert vaak ook op jouw emotie en niet op de eigenlijke boodschap.
Hierdoor gaat de essentie van je boodschap verloren en riskeer je een rondje heen en weer in de communicatie.
Wil je een moeilijke of negatieve boodschap overbrengen?
Formuleer je boodschap neutraal, vanuit respect en controleer op “haakjes”.
